Jak Obliczyć Rzeczywisty Koszt Zabiegu Stomatologicznego

Większość dentystów ustala swoje ceny na podstawie tego, ile pobierają koledzy, ile zwracają ubezpieczenia lub co wydaje się uczciwym cennikiet. Bardzo niewielu faktycznie oblicza rzeczywisty koszt wykonania zabiegu. Rezultat? Marże, które wyglądają zdrowo na papierze, ale załamują się, gdy uwzględni się koszty stałe, czas pracy na fotelu, wynagrodzenia personelu i amortyzację sprzętu. Jeśli kiedykolwiek zastanawialiście się Państwo, dlaczego gabinet pracuje na pełnych obrotach, a zyski pozostają płaskie, odpowiedź prawie na pewno leży w niedoszacowaniu kosztów zabiegów.

Ten artykuł przeprowadzi Państwa przez pełną formułę obliczania rzeczywistego kosztu każdego zabiegu stomatologicznego, na przykładzie wypełnienia kompozytowego.

Składniki Rzeczywistego Kosztu

Rzeczywisty koszt zabiegu stomatologicznego to suma każdego euro (lub złotego), które gabinet wydaje na wykonanie tego zabiegu dla pacjenta. Dzieli się na dwie główne kategorie:

Koszty Bezpośrednie

• Materiały: żywica kompozytowa, system łączący, wytrawiacz, matryce, krążki polerskie, rękawiczki, śliniaki, końcówki ssące i wszelkie materiały jednorazowe zużyte podczas zabiegu.
• Czas personelu: czas dentysty, asystentki stomatologicznej i recepcjonistki na umawianie wizyt i rozliczenia. Czas każdej osoby należy przeliczyć na koszt minutowy na podstawie stawki godzinowej brutto (w tym składki pracodawcy i świadczenia).
• Koszty laboratoryjne: dotyczy prac protetycznych wysyłanych do zewnętrznego laboratorium.

Koszty Pośrednie

• Koszty stałe na minutę: gabinet ponosi koszty stałe niezależnie od tego, czy pacjent siedzi na fotelu — czynsz, media, ubezpieczenie, subskrypcje oprogramowania, sprzątanie, pensje administracyjne. Podzielcie Państwo całkowite miesięczne koszty stałe przez całkowitą liczbę produktywnych minut fotelowych w miesiącu, aby uzyskać koszt na minutę.
• Amortyzacja sprzętu: fotele dentystyczne, autoklawi, aparaty rentgenowskie, lampy polimeryzacyjne, końcowki i systemy CAD/CAM tracą wartość w czasie. Podzielcie cenę zakupu przez szacowaną żywotność użytkową w minutach użycia klinicznego, aby uzyskać koszt amortyzacji na minutę.

Obliczenia Krok po Kroku: Wypełnienie Kompozytowe

Przejdźmy przez przykład z życia wzięty. Załóżmy, że obliczamy rzeczywisty koszt jednopowierzchniowego wypełnienia kompozytowego Klasy II wymagającego 30 minut czasu fotelowego.

Jeśli pobieracie Państwo 120€ za to wypełnienie, rzeczywista marża wynosi zaledwie 13€ — około 10,8%. Wielu dentystów, którzy liczą tylko materiały, oszacowałoby koszt na 17€ i wierzyłoby, że ich marża wynosi 103€. Różnica jest ogromna.

Częste Błędy Dentystów

Po współpracy z setkami gabinetów stomatologicznych, oto najczęstsze błędy kalkulacyjne, które obserwujemy:

• Całkowite pomijanie kosztów stałych: wielu dentystów oblicza tylko koszty materiałów. Ignorują fakt, że czynsz, media i ubezpieczenie muszą być opłacane niezależnie od tego, czy pacjent jest leczony. Każda minuta, w której fotel jest zajęty, niesie ze sobą udział w tych kosztach stałych.
• Nieuwzględnianie rzeczywistego czasu fotelowego: „30-minutowe” wypełnienie często trwa 35-40 minut, gdy uwzględni się usadzenie pacjenta, działanie znieczulenia, sprzątanie i notatki. Jeśli model kosztowy zakłada 30 minut, a rzeczywistość średnio wynosi 38, każdy zabieg jest niedoszacowany o 25%.
• Ignorowanie amortyzacji sprzętu: ten fotel dentystyczny za 40.000€ ma żywotność użytkową. Jeśli nigdy nie uwzględniacie jego amortyzacji w kosztach zabiegów, faktycznie subsydiujecie zabiegi ze swoich rezerw kapitałowych.
• Używanie nieaktualnych cen materiałów: ceny dostawców się zmieniają. Jeśli obliczenia opierają się na cenach sprzed dwóch lat, marże mogły się po cichu zmniejszyć.
• Pomijanie składek pracodawcy i świadczeń: koszt personelu to nie tylko pensja. Składki pracodawcy, ubezpieczenie, płatny urlop i szkolenia muszą być uwzględnione, aby uzyskać rzeczywisty koszt minuty pracy.

Jak Dental Fee Calculator Automatyzuje Ten Proces

Wykonywanie tych obliczeń ręcznie dla każdego zabiegu w katalogu jest możliwe, ale żmudne — i podatne na błędy. Właśnie dlatego stworzyłiśmy Dental Fee Calculator.

Aplikacja pozwala wprowadzić koszty stałe gabinetu, wynagrodzenia personelu, materiały i sprzęt jednorazowo. Następnie automatycznie oblicza koszty stałe na minutę, amortyzację na minutę i koszt personelu na minutę specyficzne dla Państwa gabinetu. Definiując zabieg, wystarczy przypisać użyte materiały, zaangażowany personel i czas fotelowy. System natychmiast oblicza rzeczywisty koszt i pokazuje realną marżę przy dowolnej ustawionej cenie.

Można także przeprowadzać symulacje What-If: co się stanie z marżami, jeśli czynsz wzrośnie o 10%? Jeśli zatrudnicie kolejną asystentkę? Jeśli koszty materiałów wzrosną? Posiadanie tych odpowiedzi na wyciągnięcie ręki przekształca planowanie finansowe z domysłów w strategię.

Podsumowanie

Znajomość rzeczywistego kosztu każdego zabiegu to nie ćwiczenie księgowe — to strategiczna konieczność. Bez tego nie można ustalać rentownych cen, identyfikować zabiegów przynoszących straty, negocjować z dostawcami ani planować inwestycji z pewnością. Formuła jest prosta: zsumujcie materiały, czas personelu, koszty stałe na minutę i amortyzację sprzętu na minutę. Dyscyplina polega na robieniu tego konsekwentnie i aktualizowaniu danych.

Niezależnie od tego, czy zdecydujecie się Państwo obliczać koszty w arkuszu kalkulacyjnym, czy użyć dedykowanego narzędzia takiego jak Dental Fee Calculator, najważniejsze to zacząć. Kondycja finansowa gabinetu zależy od tego.