Fragen Sie die meisten Zahnarztpraxisinhaber, wie oft sie ihre Honorare aktualisieren, und Sie erhalten eine von drei Antworten: „jedes Jahr", „wenn ich daran denke" oder ein unbehagliches Schweigen, das darauf hindeutet, dass die Frage schon länger nicht aufgekommen ist.
Die richtige Antwort hängt von Ihrem Praxistyp, Ihrer Kostenstruktur und davon ab, wie aktiv Sie Ihre Finanzen managen. Aber es gibt eine falsche Antwort: nie, oder nur wenn eine Krise es erzwingt.
Dieser Artikel erklärt, wie oft Zahnarztpraxen ihre Honorare überprüfen und aktualisieren sollten, was die Überprüfung tatsächlich umfassen sollte und wie Sie Änderungen umsetzen, ohne Reibung mit Patienten zu erzeugen.
Der Honorarkatalog einer Zahnarztpraxis ist kein statisches Dokument. Er ist ein Finanzinstrument — und wie jedes Finanzinstrument wird er veraltet, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.
Folgendes ändert sich ständig in Ihrer Praxis:
Betriebskosten. Personalgehälter steigen. Materialpreise schwanken. Laborgebühren ändern sich. Software-Abonnements verlängern sich zu höheren Tarifen. Energiekosten verschieben sich. Jeder dieser Faktoren reduziert Ihre Marge bei jeder Behandlung, wenn die Honorare nicht mithalten.
Inflation. Die allgemeine Preisinflation erodiert den realen Wert fester Honorare Jahr für Jahr. Ein Kronenhonorar, das sich seit drei Jahren nicht geändert hat, repräsentiert deutlich weniger Kaufkraft — und Kaufkraft ist es, die Ihre Rechnungen bezahlt.
Marktpositionierung. Die Praxen um Sie herum passen ihre Honorare an. Wenn Ihre gleich bleiben, während deren steigen, driften Sie von „wettbewerbsfähig" zu „unter Marktniveau", ohne eine bewusste Entscheidung getroffen zu haben.
Die Entwicklung Ihrer eigenen Praxis. Im Laufe der Zeit ändert sich Ihr Behandlungsmix, Ihre Overhead-Struktur verändert sich, und Ihre Patientendemografie kann sich verschieben. Honorare, die für eine andere Version Ihrer Praxis optimiert waren, spiegeln möglicherweise nicht mehr Ihre aktuelle Wirtschaftlichkeit wider.
Jede Zahnarztpraxis sollte mindestens eine formelle Honorarüberprüfung pro Jahr durchführen. Der richtige Zeitpunkt dafür ist vor Beginn des Kalenderjahres — November oder Dezember — damit alle Anpassungen sauber zum Jahresbeginn wirksam werden. Dieses Timing passt auch zu den Leistungszyklen der Patienten, die oft im Januar zurückgesetzt werden.
Eine jährliche Überprüfung sollte umfassen:
Für die meisten Praxen ist eine jährliche Anpassung im Bereich von 3–6 % bei unterdurchschnittlich performenden Honoraren angemessen, um mit den Kostensteigerungen Schritt zu halten und die Marktposition zu wahren. Dieses Erhöhungsniveau wird von Patienten selten als signifikante Änderung wahrgenommen.
Praxen, die aktiv wachsen, ihr Leistungsspektrum erweitern, ihre Personalstruktur ändern oder Laborbeziehungen neu verhandeln, sollten die Honorare vierteljährlich überprüfen. Die Kostenstruktur ändert sich schnell genug, dass jährliche Überprüfungen Lücken hinterlassen.
Vierteljährliche Überprüfungen müssen nicht jedes Mal zu Honoraränderungen führen — sie sind Kontrollpunkte. Die Frage bei jeder Überprüfung lautet: „Hat sich in unserer Kostenstruktur oder unserem Markt genug geändert, um eine Anpassung zu rechtfertigen?" Manchmal ist die Antwort nein. Aber Sie wissen es, weil Sie nachgesehen haben, nicht weil Sie es angenommen haben.
Bestimmte Ereignisse sollten unabhängig vom geplanten Rhythmus eine sofortige Honorarüberprüfung auslösen:
Mit der jährlichen Überprüfung zu warten, wenn eine signifikante Kostenänderung bereits eingetreten ist, bedeutet, monatelang unnötig mit komprimierten Margen zu arbeiten.
Eine Honorarüberprüfung bedeutet nicht nur, Ihre Honorare isoliert zu betrachten. Sie sollte drei Dimensionen abdecken:
Gehen Sie Ihre wichtigsten Kostenkategorien durch und prüfen Sie, ob sie sich seit Ihrer letzten Überprüfung geändert haben:
Berechnen Sie Ihren Overhead pro Stuhlstunde mit aktuellen Zahlen neu.
Berechnen Sie für Ihre Top-20-Behandlungen nach Volumen die Rentabilität pro Behandlung anhand Ihrer aktualisierten Kostenzahlen neu. Markieren Sie jede Behandlung, bei der die Marge seit Ihrer letzten Überprüfung wesentlich gesunken ist oder nun unter Ihrer Zielschwelle liegt.
Das sind Ihre vorrangigen Anpassungskandidaten.
Vergleichen Sie Ihre Honorare für Ihre volumensstärksten Behandlungscodes mit aktuellen Benchmark-Daten für Ihre Region. Wenn Sie ohne bewussten Grund unter das 50. Perzentil bei Ihren häufigsten Behandlungen gerutscht sind, ist das ein Signal für eine Anpassung.
Der häufigste Grund, warum Praxen Honorarerhöhungen vermeiden, ist die Angst vor der Patientenreaktion. Diese Angst ist in der Regel übertrieben, erfordert aber ein durchdachtes Vorgehen.
Staffeln Sie Erhöhungen über die Zeit. Statt großer, seltener Erhöhungen werden kleine, konsistente jährliche Anpassungen deutlich leichter aufgenommen. Ein Patient, der eine Erhöhung von 12 € bei der Prophylaxe im Januar kaum bemerkt, reagiert ganz anders als ein Patient, der nach fünf Jahren ohne Änderung mit einer Erhöhung von 60 € konfrontiert wird.
Kündigen Sie Honorarerhöhungen nicht an. Es gibt selten einen Grund, einen Newsletter zu versenden oder einen Aushang über Honoraränderungen zu machen. Die meisten Patienten begegnen Ihren Honoraren erst am Behandlungstag. Proaktive Ankündigungen von Erhöhungen lenken die Aufmerksamkeit erst darauf.
Schulen Sie Ihr Empfangsteam. Ihr Team muss sich wohl dabei fühlen, sachlich über Honorare zu sprechen, wenn danach gefragt wird. Die richtige Antwort auf „Mir ist aufgefallen, dass sich Ihre Honorare geändert haben" lautet: „Ja, wir überprüfen unsere Honorare jährlich, um die aktuellen Kosten abzubilden — ähnlich wie es die meisten professionellen Dienstleister handhaben." Eine selbstbewusste, geübte Antwort nimmt die Spannung heraus.
Konzentrieren Sie sich auf den Wert, nicht auf die Kosten. Der stärkste Schutz gegen Preissensibilität ist eine Praxis, in der Patienten sich gut versorgt, gut informiert und überzeugt von der Versorgungsqualität fühlen. Patienten, die Ihnen vertrauen und sich wertgeschätzt fühlen, gehen selten wegen angemessener Honorarerhöhungen.
Das größte Hindernis für regelmäßige Honorarüberprüfungen ist nicht das Wissen — es sind die Zeit und das Fehlen eines Systems. Honorarüberprüfungen, die davon abhängen, dass jemand daran denkt, finden tendenziell nicht statt.
Bauen Sie die Überprüfung als wiederkehrendes Ereignis in Ihren Praxiskalender ein, genauso wie Sie Ihre jährliche Buchhaltungsprüfung oder Versicherungsverlängerungen planen würden. Weisen Sie die Verantwortung einer bestimmten Person zu (typischerweise dem Praxisinhaber oder der Praxismanagerin) und setzen Sie eine klare Frist.
Dental Fee Calculator vereinfacht den Schritt der Margenanalyse erheblich. Anstatt jedes Mal eine Tabellenkalkulation neu aufzubauen, sind Ihre Honorare und Kostenparameter in der Plattform gespeichert. Wenn Sie Ihre vierteljährliche oder jährliche Überprüfung durchführen, aktualisieren Sie die geänderten Kosten und sehen sofort die Auswirkung auf die Margen pro Behandlung über Ihren gesamten Katalog. Der Vergleich ist sofort verfügbar, statt eine mehrstündige Übung zu sein.
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Zahnärztliche Honorare sollten mindestens einmal jährlich überprüft werden, mit vierteljährlichen Überprüfungen für Praxen in aktivem Wachstum oder Wandel. Die Überprüfung sollte tatsächliche Kostenänderungen, eine aktualisierte Margenanalyse und Markt-Benchmarking umfassen — nicht nur eine Bauchentscheidung, einen Prozentsatz über alle Positionen zu verteilen. Kleine, konsistente jährliche Erhöhungen sind für Patientenbeziehungen leichter als große, seltene. Der Schlüssel dazu, dass Überprüfungen stattfinden, liegt darin, sie in Ihren Praxiskalender einzubauen und die richtigen Tools zu haben, die die Analyse schnell machen.
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