Chiedete alla maggior parte dei titolari di studio odontoiatrico ogni quanto aggiornano i propri onorari, e otterrete una di tre risposte: "ogni anno", "quando me ne ricordo", oppure un silenzio imbarazzato che suggerisce che la questione non è stata affrontata da un po'.
La risposta giusta dipende dal tipo di studio, dalla struttura dei costi e da quanto attivamente gestite le vostre finanze. Ma c'è una risposta sbagliata: mai, o solo quando una crisi lo impone.
Questo articolo spiega ogni quanto gli studi odontoiatrici dovrebbero rivedere e aggiornare i propri onorari, cosa dovrebbe coprire la revisione e come implementare i cambiamenti senza creare frizioni con i pazienti.
Il tariffario di uno studio odontoiatrico non è un documento fisso. È uno strumento finanziario — e come qualsiasi strumento finanziario, diventa obsoleto man mano che l'ambiente circostante cambia.
Ecco cosa cambia costantemente nel vostro studio:
Costi operativi. Gli stipendi del personale aumentano. I prezzi dei materiali fluttuano. Le tariffe di laboratorio cambiano. Gli abbonamenti software si rinnovano a tariffe più alte. I costi energetici variano. Ciascuno di questi riduce il vostro margine su ogni procedura se gli onorari non tengono il passo.
Inflazione. L'inflazione generale erode il valore reale degli onorari fissi anno dopo anno. Un onorario per una corona che non è cambiato in tre anni rappresenta un potere d'acquisto significativamente inferiore — e il potere d'acquisto è ciò che paga le vostre bollette.
Posizionamento di mercato. Gli studi intorno a voi stanno adeguando i propri onorari. Se i vostri restano stabili mentre i loro salgono, scivolate da "competitivi" a "sotto il mercato" senza aver preso alcuna decisione deliberata in tal senso.
L'evoluzione del vostro stesso studio. Nel tempo, il vostro mix di procedure cambia, la vostra struttura delle spese generali cambia e la vostra demografia di pazienti può spostarsi. Onorari ottimizzati per una versione diversa del vostro studio potrebbero non riflettere più la vostra economia attuale.
Ogni studio odontoiatrico dovrebbe condurre almeno una revisione formale degli onorari all'anno. Il momento giusto è prima dell'inizio dell'anno solare — novembre o dicembre — in modo che gli adeguamenti entrino in vigore in modo pulito all'inizio del nuovo anno. Questa tempistica si allinea anche con i cicli dei benefit dei pazienti, che spesso si azzerano a gennaio.
Una revisione annuale dovrebbe coprire:
Per la maggior parte degli studi, un adeguamento annuale nell'ordine del 3–6% sugli onorari sottoperformanti è appropriato per tenere il passo con gli aumenti dei costi e mantenere il posizionamento di mercato. Questo livello di aumento è raramente percepito dai pazienti come un cambiamento significativo.
Gli studi che stanno crescendo attivamente, ampliando la gamma di servizi, modificando la struttura del personale o rinegoziando i rapporti con i laboratori dovrebbero rivedere gli onorari trimestralmente. La struttura dei costi sta cambiando abbastanza rapidamente da lasciare lacune con le revisioni annuali.
Le revisioni trimestrali non devono necessariamente tradursi in modifiche degli onorari ogni volta — sono punti di controllo. La domanda ad ogni revisione è: "È cambiato qualcosa nella nostra struttura dei costi o nel mercato tale da giustificare un adeguamento?" A volte la risposta è no. Ma lo saprete perché avete verificato, non perché avete dato per scontato.
Alcuni eventi dovrebbero attivare una revisione immediata degli onorari indipendentemente dalla cadenza programmata:
Aspettare la revisione annuale quando un cambiamento significativo dei costi è già avvenuto significa operare a margini compressi per mesi inutilmente.
Una revisione degli onorari non consiste semplicemente nel guardare i propri onorari in modo isolato. Dovrebbe coprire tre dimensioni:
Passate in rassegna le vostre principali categorie di costo e verificate se sono cambiate dall'ultima revisione:
Ricalcolate le vostre spese generali per ora di poltrona con i numeri aggiornati.
Per le vostre prime 20 procedure per volume, ricalcolate la redditività per procedura utilizzando i dati di costo aggiornati. Segnalate qualsiasi procedura in cui il margine è diminuito materialmente rispetto all'ultima revisione o in cui il margine è ora al di sotto della vostra soglia obiettivo.
Queste sono le vostre candidate prioritarie per l'adeguamento.
Confrontate i vostri onorari per i codici di procedura a più alto volume con i dati benchmark attuali della vostra regione. Se siete scivolati sotto il 50° percentile sulle vostre procedure più comuni senza una ragione deliberata per essere posizionati lì, questo è un segnale per un adeguamento.
La ragione più comune per cui gli studi evitano gli aumenti degli onorari è la paura della reazione dei pazienti. Questa paura è generalmente esagerata, ma richiede una gestione ponderata.
Distribuite gli aumenti nel tempo. Piuttosto che aumenti ampi e infrequenti, piccoli adeguamenti annuali costanti vengono assorbiti molto più facilmente. Un paziente che nota appena un aumento di 12€ su una profilassi a gennaio è molto meno reattivo di un paziente che si trova di fronte a un aumento di 60€ dopo cinque anni senza variazioni.
Non annunciate gli aumenti degli onorari. Raramente c'è motivo di inviare una newsletter o affiggere un avviso sulle modifiche tariffarie. La maggior parte dei pazienti incontra i vostri onorari solo al momento della prestazione. Annunciare proattivamente gli aumenti attira l'attenzione su di essi.
Formate il vostro personale di reception. Il vostro team deve sentirsi a proprio agio nel discutere gli onorari in modo naturale quando viene chiesto. La risposta giusta a "Ho notato che i vostri onorari sono cambiati" è: "Sì, rivediamo i nostri onorari annualmente per riflettere i costi correnti — come fanno la maggior parte dei professionisti." Una risposta sicura e preparata elimina la tensione.
Concentrate l'attenzione sul valore, non sul costo. La migliore protezione contro la sensibilità al prezzo è uno studio in cui i pazienti si sentono ben curati, ben informati e fiduciosi nella qualità delle cure. I pazienti che si fidano di voi e si sentono valorizzati raramente se ne vanno per aumenti ragionevoli degli onorari.
Il più grande ostacolo alle revisioni regolari degli onorari non è la conoscenza — è il tempo e l'assenza di un sistema. Le revisioni degli onorari che dipendono dal fatto che qualcuno si ricordi di farle tendono a non accadere.
Inserite la revisione nel calendario del vostro studio come evento ricorrente, allo stesso modo in cui programmereste la revisione annuale dei conti o i rinnovi assicurativi. Assegnate la responsabilità a una persona specifica (tipicamente il titolare dello studio o il responsabile gestionale) e fissate una scadenza chiara.
Dental Fee Calculator semplifica considerevolmente la fase di analisi dei margini. Piuttosto che ricostruire un foglio di calcolo ogni volta, i vostri onorari e parametri di costo sono memorizzati nella piattaforma. Quando effettuate la revisione trimestrale o annuale, aggiornate i costi che sono cambiati e vedete immediatamente l'impatto sui margini per procedura su tutto il vostro tariffario. Il confronto è istantaneo anziché un esercizio di più ore.
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Gli onorari odontoiatrici dovrebbero essere rivisti almeno una volta all'anno, con revisioni trimestrali per gli studi in crescita attiva o in fase di transizione. La revisione dovrebbe coprire le variazioni effettive dei costi, l'analisi aggiornata dei margini e il benchmarking di mercato — non solo una decisione a sensazione di aggiungere una percentuale su tutto il tariffario. Piccoli aumenti annuali costanti sono più facili da gestire nel rapporto con i pazienti rispetto a grandi aumenti infrequenti. La chiave per far sì che le revisioni avvengano è inserirle nel calendario dello studio e avere gli strumenti giusti per rendere l'analisi rapida.