Pregunte a la mayoría de los propietarios de consultas dentales con qué frecuencia actualizan sus honorarios, y obtendrá una de tres respuestas: "cada año", "cuando me acuerdo" o un silencio incómodo que sugiere que la pregunta no se ha planteado en bastante tiempo.
La respuesta correcta depende del tipo de consulta, su estructura de costes y la actividad con que gestiona sus finanzas. Pero sí hay una respuesta incorrecta: nunca, o solo cuando una crisis lo obliga.
Este artículo explica con qué frecuencia las consultas dentales deben revisar y actualizar sus honorarios, qué debe cubrir la revisión, y cómo implementar los cambios sin crear fricción con los pacientes.
El cuadro de honorarios de una consulta dental no es un documento fijo. Es un instrumento financiero — y como cualquier instrumento financiero, queda obsoleto a medida que el entorno que lo rodea cambia.
Esto es lo que cambia constantemente en su consulta:
Costes operativos. Los salarios del personal aumentan. Los precios de los materiales fluctúan. Los honorarios de laboratorio cambian. Las suscripciones de software se renuevan a tarifas más altas. Los costes energéticos varían. Cada uno de estos reduce su margen en cada procedimiento si los honorarios no se mantienen al ritmo.
Inflación. La inflación general de precios erosiona el valor real de los honorarios fijos año tras año. Un honorario de corona que no ha cambiado en tres años representa un poder adquisitivo significativamente menor — y el poder adquisitivo es lo que paga sus facturas.
Posicionamiento en el mercado. Las consultas a su alrededor están ajustando sus honorarios. Si los suyos permanecen planos mientras los de ellos suben, usted pasa de "competitivo" a "por debajo del mercado" sin haber tomado ninguna decisión deliberada de estar ahí.
La propia evolución de su consulta. Con el tiempo, su mezcla de procedimientos cambia, su estructura de gastos generales cambia, y la demografía de sus pacientes puede variar. Los honorarios optimizados para una versión diferente de su consulta pueden no reflejar ya su economía actual.
Toda consulta dental debería realizar al menos una revisión formal de honorarios al año. El momento adecuado es antes de que comience el año natural — noviembre o diciembre — para que cualquier ajuste entre en vigor de forma limpia al inicio del nuevo año. Este momento también se alinea con los ciclos de beneficios de los pacientes, que a menudo se reinician en enero.
Una revisión anual debería cubrir:
Para la mayoría de las consultas, un ajuste anual en el rango del 3–6 % en los honorarios de bajo rendimiento es apropiado para mantener el ritmo con los aumentos de costes y mantener la posición de mercado. Este nivel de aumento rara vez es percibido por los pacientes como un cambio significativo.
Las consultas que están creciendo activamente, ampliando su gama de servicios, cambiando su estructura de personal o renegociando relaciones con laboratorios deberían revisar los honorarios trimestralmente. La estructura de costes está cambiando lo suficientemente rápido como para que las revisiones anuales dejen vacíos.
Las revisiones trimestrales no necesitan resultar en cambios de honorarios cada vez — son puntos de control. La pregunta en cada revisión es: "¿Ha cambiado algo en nuestra estructura de costes o mercado lo suficiente como para justificar un ajuste?" A veces la respuesta es no. Pero lo sabrá porque lo verificó, no porque lo asumió.
Algunos eventos deberían desencadenar una revisión inmediata de honorarios independientemente de la cadencia programada:
Esperar a la revisión anual cuando ya se ha producido un cambio de costes significativo significa operar con márgenes comprimidos durante meses innecesariamente.
Una revisión de honorarios no es solo mirar sus honorarios de forma aislada. Debería cubrir tres dimensiones:
Repase sus principales categorías de costes y verifique si han cambiado desde su última revisión:
Recalcule sus gastos generales por hora de sillón con los números actuales.
Para sus 20 procedimientos principales por volumen, recalcule la rentabilidad por procedimiento utilizando sus cifras de costes actualizadas. Señale cualquier procedimiento cuyo margen haya disminuido materialmente desde su última revisión o cuyo margen esté ahora por debajo de su umbral objetivo.
Estos son sus candidatos prioritarios para ajustes.
Compare sus honorarios para los códigos de procedimiento de mayor volumen con datos de referencia actuales para su región. Si ha caído por debajo del percentil 50 en sus procedimientos más comunes sin una razón deliberada para posicionarse ahí, es una señal para un ajuste.
La razón más común por la que las consultas evitan los aumentos de honorarios es el miedo a la reacción del paciente. Este miedo suele estar exagerado, pero requiere un manejo cuidadoso.
Distribuya los aumentos en el tiempo. En lugar de aumentos grandes e infrecuentes, ajustes anuales pequeños y consistentes se absorben con mucha más facilidad. Un paciente que apenas nota un aumento de $12 en una profilaxis en enero es mucho menos reactivo que un paciente que se enfrenta a un aumento de $60 después de cinco años sin cambios.
No anuncie los aumentos de honorarios. Rara vez hay razón para enviar un boletín o publicar un aviso sobre cambios de honorarios. La mayoría de los pacientes solo se encuentran con sus honorarios en el momento del servicio. Anunciar proactivamente los aumentos atrae atención sobre ellos.
Forme a su equipo de recepción. Su equipo necesita estar cómodo hablando de los honorarios con naturalidad cuando se les pregunte. La respuesta correcta a "He notado que sus honorarios han cambiado" es: "Sí, revisamos nuestros honorarios anualmente para reflejar los costes actuales — de forma similar a cómo funcionan la mayoría de los proveedores de servicios profesionales." Una respuesta segura y ensayada elimina la tensión.
Céntrese en el valor, no en el coste. La mejor protección contra la sensibilidad al precio es una consulta donde los pacientes se sienten bien atendidos, bien informados y seguros de la calidad de la atención. Los pacientes que confían en usted y se sienten valorados rara vez se van por aumentos razonables de honorarios.
El mayor obstáculo para las revisiones regulares de honorarios no es el conocimiento — es el tiempo y la ausencia de un sistema. Las revisiones de honorarios que dependen de que alguien se acuerde de hacerlas tienden a no realizarse.
Incorpore la revisión en el calendario de su consulta como un evento recurrente, del mismo modo que programaría su revisión contable anual o las renovaciones de seguros. Asigne la responsabilidad a una persona específica (normalmente el propietario de la consulta o el director de la misma) y establezca una fecha límite clara.
Dental Fee Calculator simplifica considerablemente el paso del análisis de márgenes. En lugar de reconstruir una hoja de cálculo cada vez, sus honorarios y parámetros de coste se almacenan en la plataforma. Cuando realiza su revisión trimestral o anual, actualiza los costes que hayan cambiado y ve inmediatamente el impacto en los márgenes por procedimiento en todo su cuadro de honorarios. La comparación es instantánea en lugar de un ejercicio de varias horas.
Puede probarlo gratis durante 30 días en dentalfeecalculator.com — sin necesidad de tarjeta de crédito.
Los honorarios dentales deben revisarse al menos una vez al año, con revisiones trimestrales para las consultas en crecimiento activo o en transición. La revisión debe cubrir los cambios de costes reales, un análisis de márgenes actualizado y el benchmarking de mercado — no solo una decisión intuitiva de añadir un porcentaje de forma uniforme. Los aumentos pequeños y consistentes anuales son más fáciles para las relaciones con los pacientes que los grandes e infrecuentes. La clave para que las revisiones se realicen es incorporarlas al calendario de la consulta y disponer de las herramientas adecuadas para que el análisis sea rápido.
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