Pergunte à maioria dos proprietários de clínicas dentárias com que frequência atualizam os seus honorários, e obterá uma de três respostas: "todos os anos", "quando me lembro" ou um silêncio desconfortável que sugere que a questão não surgiu há bastante tempo.
A resposta correta depende do tipo de clínica, da sua estrutura de custos e da forma como gere ativamente as suas finanças. Mas há uma resposta errada: nunca, ou apenas quando uma crise o obriga.
Este artigo explica com que frequência as clínicas dentárias devem rever e atualizar os seus honorários, o que a revisão deve efetivamente cobrir, e como implementar alterações sem criar fricção com os pacientes.
A tabela de honorários de uma clínica dentária não é um documento fixo. É um instrumento financeiro — e como qualquer instrumento financeiro, torna-se desatualizado à medida que o ambiente à sua volta muda.
Eis o que está constantemente a mudar na sua clínica:
Custos operacionais. Os salários do pessoal aumentam. Os preços dos materiais flutuam. Os honorários de laboratório mudam. As subscrições de software renovam-se a tarifas mais elevadas. Os custos energéticos variam. Cada um destes reduz a sua margem em cada procedimento se os honorários não acompanharem o ritmo.
Inflação. A inflação geral de preços erode o valor real de honorários fixos ano após ano. Um honorário de coroa que não mudou em três anos representa um poder de compra significativamente menor — e o poder de compra é o que paga as suas contas.
Posicionamento no mercado. As clínicas à sua volta estão a ajustar os seus honorários. Se os seus permanecem inalterados enquanto os deles sobem, passa de "competitivo" a "abaixo do mercado" sem ter tomado qualquer decisão deliberada de estar aí.
A própria evolução da sua clínica. Com o tempo, a sua combinação de procedimentos muda, a sua estrutura de custos gerais muda, e a demografia dos seus pacientes pode alterar-se. Os honorários otimizados para uma versão diferente da sua clínica podem já não refletir a sua economia atual.
Todas as clínicas dentárias devem realizar pelo menos uma revisão formal de honorários por ano. O momento certo para o fazer é antes do início do ano civil — novembro ou dezembro — para que quaisquer ajustes entrem em vigor de forma limpa no início do novo ano. Este momento também se alinha com os ciclos de benefícios dos pacientes, que frequentemente se reiniciam em janeiro.
Uma revisão anual deve cobrir:
Para a maioria das clínicas, um ajuste anual na ordem dos 3–6 % nos honorários de baixo desempenho é apropriado para acompanhar os aumentos de custos e manter a posição de mercado. Este nível de aumento raramente é percebido pelos pacientes como uma mudança significativa.
As clínicas que estão ativamente a crescer, a expandir a sua gama de serviços, a alterar a sua estrutura de pessoal ou a renegociar relações com laboratórios devem rever os honorários trimestralmente. A estrutura de custos está a mudar rapidamente o suficiente para que as revisões anuais deixem lacunas.
As revisões trimestrais não precisam de resultar em alterações de honorários de cada vez — são pontos de controlo. A pergunta em cada revisão é: "Mudou algo na nossa estrutura de custos ou mercado o suficiente para justificar um ajuste?" Por vezes a resposta é não. Mas saberá porque verificou, não porque assumiu.
Alguns eventos devem acionar uma revisão imediata de honorários independentemente da cadência programada:
Esperar pela revisão anual quando já ocorreu uma alteração significativa de custos significa operar com margens comprimidas durante meses desnecessariamente.
Uma revisão de honorários não é apenas olhar para os seus honorários isoladamente. Deve cobrir três dimensões:
Analise as suas principais categorias de custos e verifique se mudaram desde a sua última revisão:
Recalcule os seus custos gerais por hora de cadeira com os números atuais.
Para os seus 20 procedimentos principais por volume, recalcule a rentabilidade por procedimento utilizando as suas cifras de custos atualizadas. Assinale qualquer procedimento cuja margem tenha diminuído materialmente desde a sua última revisão ou cuja margem esteja agora abaixo do seu limiar-alvo.
Estes são os seus candidatos prioritários para ajustes.
Compare os seus honorários para os códigos de procedimento de maior volume com dados de referência atuais para a sua região. Se desceu abaixo do percentil 50 nos seus procedimentos mais comuns sem uma razão deliberada para estar posicionado aí, é um sinal para ajustamento.
A razão mais comum pela qual as clínicas evitam os aumentos de honorários é o receio da reação do paciente. Este receio é geralmente exagerado, mas requer tratamento cuidadoso.
Distribua os aumentos ao longo do tempo. Em vez de aumentos grandes e pouco frequentes, ajustes anuais pequenos e consistentes são absorvidos com muito mais facilidade. Um paciente que mal nota um aumento de $12 numa profilaxia em janeiro é muito menos reativo do que um paciente confrontado com um aumento de $60 após cinco anos sem alterações.
Não anuncie os aumentos de honorários. Raramente há razão para enviar uma newsletter ou publicar um aviso sobre alterações de honorários. A maioria dos pacientes só encontra os seus honorários no momento do serviço. Anunciar proativamente os aumentos atrai atenção para eles.
Forme a sua equipa de receção. A sua equipa precisa de estar confortável ao discutir os honorários de forma natural quando questionada. A resposta correta a "Reparei que os seus honorários mudaram" é: "Sim, revemos os nossos honorários anualmente para refletir os custos atuais — de forma semelhante a como funciona a maioria dos prestadores de serviços profissionais." Uma resposta confiante e ensaiada elimina a tensão.
Concentre-se no valor, não no custo. A melhor proteção contra a sensibilidade ao preço é uma clínica onde os pacientes se sentem bem cuidados, bem informados e confiantes na qualidade dos cuidados. Os pacientes que confiam em si e se sentem valorizados raramente saem por aumentos razoáveis de honorários.
O maior obstáculo às revisões regulares de honorários não é o conhecimento — é o tempo e a ausência de um sistema. As revisões de honorários que dependem de alguém se lembrar de as fazer tendem a não acontecer.
Incorpore a revisão no calendário da sua clínica como um evento recorrente, da mesma forma que agendaria a sua revisão contabilística anual ou as renovações de seguros. Atribua a responsabilidade a uma pessoa específica (normalmente o proprietário da clínica ou o diretor) e estabeleça um prazo claro.
Dental Fee Calculator simplifica consideravelmente o passo da análise de margens. Em vez de reconstruir uma folha de cálculo de cada vez, os seus honorários e parâmetros de custo ficam armazenados na plataforma. Quando realiza a sua revisão trimestral ou anual, atualiza quaisquer custos que tenham mudado e vê imediatamente o impacto nas margens por procedimento em toda a sua tabela de honorários. A comparação é instantânea em vez de um exercício de várias horas.
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Os honorários dentários devem ser revistos no mínimo uma vez por ano, com revisões trimestrais para as clínicas em crescimento ativo ou em transição. A revisão deve cobrir as alterações de custos reais, a análise de margens atualizada e o benchmarking de mercado — não apenas uma decisão intuitiva de adicionar uma percentagem de forma uniforme. Os aumentos pequenos e consistentes anuais são mais fáceis para as relações com os pacientes do que os grandes e pouco frequentes. A chave para que as revisões aconteçam é incorporá-las no calendário da clínica e dispor das ferramentas adequadas para tornar a análise rápida.
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