Abrir uma nova clínica dentária envolve centenas de decisões. Equipamento, localização, pessoal, marca, sistemas — tudo exige atenção antes de o primeiro paciente entrar pela porta.
A fixação de honorários tende a receber menos atenção do que merece. A maioria dos novos proprietários de clínicas copia os honorários de uma clínica próxima, utiliza uma tabela UCR regional como ponto de partida, ou adia a questão por completo e fixa "algo razoável" para resolver mais tarde.
Essa abordagem por defeito cria um problema: honorários fixados sem uma base de custos são honorários que podem não cobrir o que a sua clínica realmente precisa de gerar. E os honorários estabelecidos na abertura têm tendência a tornar-se permanentes — a âncora em torno da qual tudo o resto é negociado.
Este artigo explica como fixar corretamente os honorários dentários ao iniciar uma nova clínica, para que os seus preços reflitam a economia real da sua operação desde o primeiro dia.
Numa clínica estabelecida, os aumentos de honorários são incrementais. Está a ajustar relações existentes, a trabalhar contra expectativas dos pacientes já formadas. A inércia é real mas gerível.
Para uma nova clínica, parte do zero. Os pacientes não sabem quanto "sempre cobrou". Não há uma tabela de honorários herdada para defender. O nível de honorários que estabelecer na abertura torna-se a linha de base — e movê-lo significativamente para cima depois é mais difícil do que acertar desde o início.
Isto faz da abertura uma oportunidade genuína. É o único momento em que pode fixar os honorários com base no que a sua clínica precisa para ser financeiramente saudável, sem a fricção de comunicar aumentos a uma base de pacientes estabelecida.
Antes de fixar qualquer honorário, precisa de saber quanto a sua clínica necessita de gerar para cobrir os seus custos. Isto significa calcular os seus custos gerais mensais totais:
Some tudo para obter a sua cifra mensal de custos gerais. Este é o mínimo que a sua clínica deve gerar todos os meses antes de ter qualquer rendimento líquido.
Divida os seus custos gerais mensais pelas suas horas de cadeira disponíveis por mês. Uma clínica individual com um gabinete, a trabalhar quatro dias por semana, tem aproximadamente 64–80 horas de cadeira disponíveis por mês.
Se os seus custos gerais mensais são $25.000 e tem 70 horas de cadeira disponíveis: $25.000 ÷ 70 = $357 por hora de cadeira
Esta é a sua taxa de produção de equilíbrio. Cada hora de cuidados que presta precisa de gerar pelo menos este montante apenas para cobrir custos, antes de qualquer lucro para o proprietário. Fixar honorários abaixo desta taxa — em média ao longo da sua combinação de procedimentos — significa operar com prejuízo.
Com a sua taxa de custos gerais por hora estabelecida, pode calcular o honorário mínimo para qualquer procedimento:
Para cada procedimento:
Isto dá-lhe um honorário mínimo baseado em custos — o piso abaixo do qual esse procedimento está em equilíbrio ou gera prejuízo.
Exemplo:
Se o UCR regional para uma coroa na sua zona é $1.100, tem margem acima do seu piso de custos. Se o UCR é $700, tem um problema estrutural a resolver antes de abrir.
Depois de ter os mínimos baseados em custos, compare-os com os dados de honorários da sua região. As fontes incluem:
Posicione os seus honorários deliberadamente dentro do intervalo regional. Para uma nova clínica orientada para pacientes que procuram qualidade e que não planeia uma participação extensiva em redes de seguros, honorários no percentil 60–80 são um objetivo razoável. Para um modelo de alto volume, com forte presença de seguros, os honorários podem precisar de se situar mais perto das tarifas contratadas.
O fundamental é que está a escolher uma posição de mercado, não simplesmente a aceitar o que lhe parece confortável.
Não conseguirá analisar os custos de cada código de procedimento no seu software antes de abrir. Concentre-se primeiro nos procedimentos que espera realizar com maior frequência:
Acertar nestes é o que mais importa. A precisão dos honorários de procedimentos que realizará duas vezes por ano tem muito menos impacto do que a dos procedimentos que fará todas as semanas.
Estabeleça uma cadência clara de revisão de honorários antes de abrir — idealmente trimestral durante o primeiro ano, depois anual. Configure um lembrete no calendário de gestão da sua clínica e cumpra-o.
Isto importa porque os seus custos reais na abertura são estimativas. À medida que gere a clínica, ficará a conhecer o seu consumo real de materiais, os seus tempos médios reais de procedimentos e como os custos de laboratório se alinham com as projeções. Os seus honorários devem ser ajustados com base em dados reais à medida que estes surgem.
As novas clínicas que incorporam uma disciplina de revisão regular desde o início evitam o problema de deterioração que afeta muitas clínicas estabelecidas — onde os honorários não foram tocados em três anos porque nunca há um bom momento para tratar do assunto.
Fixar os honorários com base puramente no que "acha que o mercado aceita". Isto resulta frequentemente em preços inferiores aos seus custos reais. A tolerância do mercado e a cobertura de custos são questões separadas.
Usar a tabela de honorários de um único concorrente como base. Não conhece a estrutura de custos, a eficiência ou o posicionamento estratégico deles. O que funciona para eles pode não ser apropriado para o seu modelo.
Aplicar uma percentagem uniforme a uma tabela UCR padrão. Isto cria honorários internamente consistentes mas não necessariamente alinhados com os seus custos reais por procedimento. Os procedimentos com utilização intensiva de materiais e os que requerem muito laboratório precisam de análise individual.
Tratar a tabela de honorários de abertura como definitiva. A sua primeira tabela de honorários é a sua melhor estimativa sob incerteza. Planeie revê-la e ajustá-la nos primeiros 60–90 dias após a abertura, assim que tiver dados reais.
Gerir esta análise numa folha de cálculo é possível mas trabalhoso. Dental Fee Calculator foi concebido exatamente para isto: introduz os honorários dos seus procedimentos e os parâmetros de custo — taxa de custos gerais, materiais por categoria de procedimento, honorários de laboratório — e a plataforma calcula a sua rentabilidade líquida por procedimento automaticamente.
Para uma nova clínica, isto significa que pode modelar a sua tabela de honorários antes de abrir, testar diferentes cenários de preços, e ver imediatamente quais os procedimentos que cobrem os seus custos e quais não cobrem. Quando os custos mudam após a abertura, atualiza um número e tudo é recalculado.
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Fixar os honorários dentários para uma nova clínica começa por calcular os seus custos gerais reais e convertê-los num objetivo de produção por hora. A partir daí, pode estabelecer honorários mínimos baseados em custos para cada procedimento, compará-los com dados regionais e escolher uma posição de mercado deliberada. A tabela de honorários que fixa na abertura torna-se o seu alicerce financeiro — acertar desde o início é consideravelmente mais fácil do que corrigir depois.
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