A maioria dos dentistas tem mais receio de cobrar em excesso do que de cobrar a menos. É um instinto natural — subir os honorários, perder pacientes, prejudicar relações construídas ao longo de anos de prática. A ansiedade é compreensível.
Mas o problema mais comum e mais prejudicial é o oposto: honorários fixados demasiado baixos e deixados assim, erodindo silenciosamente a rentabilidade a cada consulta.
Este artigo aborda os sinais de alerta de que os seus honorários podem estar subvalorizados, os mecanismos que fazem com que os honorários caiam abaixo de níveis sustentáveis, e como diagnosticar o problema na sua própria clínica.
As clínicas dentárias raramente cobram a menos deliberadamente. Normalmente acontece de forma gradual, através de uma combinação de inércia e evitamento:
Aumentos anuais que não acompanham os custos. Uma clínica que aplica um aumento uniforme de 2–3 % a todos os honorários cada ano pode continuar a ficar para trás se os custos de materiais, os honorários de laboratório e os salários do pessoal estiverem a aumentar mais rapidamente. Ao longo de cinco anos, abre-se uma diferença acumulativa entre o que cobra e o que realmente custa prestar o serviço.
Receio da reação do paciente. Muitos proprietários de clínicas adiam os aumentos de honorários porque temem a conversa — ou ajustam apenas alguns honorários deixando outros intocados durante anos. O resultado é uma tabela de honorários com bolsas de subvalorização invisíveis até que se procuram ativamente.
Pressão das redes de seguros. As clínicas que participam em redes de seguros têm os seus honorários efetivamente limitados às tarifas contratadas. Com o tempo, à medida que os custos gerais sobem mas as tarifas contratadas se mantêm estáveis ou sobem lentamente, a margem real nos procedimentos segurados comprime-se. Muitas clínicas não monitorizam esta compressão de forma explícita.
Honorários fixados na abertura e nunca revistos. Um número surpreendente de clínicas tem tabelas de honorários que foram estabelecidas quando a clínica abriu e que apenas receberam ajustes simbólicos desde então. Se a sua clínica tem mais de cinco anos e não realizou uma revisão sistemática de honorários, há uma boa probabilidade de que alguns estejam significativamente abaixo do adequado.
Estes são os indicadores mais claros de que os seus honorários podem ser demasiado baixos:
Um dos sinais mais reveladores de cobrar a menos é uma agenda cheia que não se traduz em resultados financeiros sólidos. Se o seu livro de marcações está consistentemente cheio, a sua equipa trabalha arduamente, e no entanto a clínica não gera o excedente que espera — os seus honorários são a primeira coisa a examinar.
Um volume elevado com margens baixas é uma roda de hamster. Precisa de mais pacientes apenas para manter as mesmas receitas, o que cria mais custos gerais, mais desgaste do equipamento e mais pressão sobre o pessoal. A resposta raramente é "atender mais pacientes". Normalmente é "cobrar adequadamente pelos pacientes que já tem".
A maioria dos mercados dentários tem referências de honorários publicadas — dados UCR (usual, customary, and reasonable) publicados por companhias de seguros, inquéritos de associações dentárias ou fornecedores de dados de saúde. Se os seus honorários estão significativamente abaixo do percentil 50 da sua região para os seus procedimentos mais frequentes, é um sinal que merece investigação.
Estar ligeiramente abaixo da referência pode ser um posicionamento competitivo deliberado. Estar bem abaixo em múltiplos procedimentos sem uma razão estratégica clara é um sinal de deterioração.
Os custos operacionais nas clínicas dentárias — salários do pessoal, materiais, honorários de laboratório, software, manutenção de equipamentos — tendem a aumentar todos os anos. Se não aumentou os honorários há mais de um ano e meio, as suas margens em cada procedimento já diminuíram em termos reais. Isto não é uma afirmação agressiva — é aritmética básica.
A questão prática não é se deve aumentar os honorários, mas em quanto e com que frequência, e quais os procedimentos que mais necessitam.
Quando calcula a rentabilidade por procedimento (honorário menos custo de tempo, materiais, honorários de laboratório e alocação de custos gerais), alguns procedimentos devem destacar-se como de baixo desempenho. Se a sua análise mostra que uma proporção significativa do seu volume de procedimentos está a ser realizada com margens baixas ou negativas, esses honorários específicos são o problema.
Isto é diferente de uma sensação geral de que os honorários parecem baixos. São dados: o procedimento X custa-lhe $Y a realizar e está a cobrar $Z, e Z não está a cobrir Y.
Algumas clínicas têm níveis informais — os pacientes de longa data estão em tabelas de honorários de há cinco ou dez anos, enquanto os pacientes novos pagam as tarifas atuais. Isto cria desigualdade nas suas próprias receitas: os seus pacientes mais leais (e frequentemente os com tratamentos mais completos) estão a ser subsidiados pelos mais recentes. Se alguma vez disse "nunca poderia aumentar os honorários para a Sra. [paciente de longa data]", provavelmente tem este problema.
O impacto financeiro de cobrar a menos acumula-se ao longo do tempo. Considere um exemplo simples:
Uma clínica que realiza 300 coroas por ano a $950 cada. Referência regional: $1.100.
A diferença por coroa: $150. Diferença de receitas anual: $45.000. Em cinco anos: $225.000 em receitas não realizadas.
Para um único procedimento. A maioria das clínicas tem múltiplos itens subvalorizados na sua tabela de honorários. A diferença acumulativa entre onde os honorários estão e onde deveriam estar é frequentemente maior do que os proprietários de clínicas esperam.
Em vez de comparar os honorários com médias regionais isoladamente, o diagnóstico mais útil combina duas análises:
1. Comparação com referências: Compare os seus honorários para os procedimentos de maior volume com dados UCR publicados para a sua zona. Assinale os procedimentos que estejam mais de 10–15 % abaixo da referência.
2. Análise baseada em custos: Calcule o custo real por procedimento para os seus 20–30 procedimentos principais (tempo, materiais, laboratório, custos gerais). Compare com o seu honorário atual. Qualquer procedimento cuja margem esteja abaixo de um limiar aceitável — digamos, 20 % — é candidato a reajuste de preço.
A combinação de ambas as análises diz-lhe algo que as análises individuais não conseguem: quais os procedimentos que estão abaixo do mercado e abaixo do custo, quais estão abaixo do mercado mas ainda marginalmente rentáveis, e quais têm um preço adequado ou acima da referência.
Dental Fee Calculator foi concebido exatamente para esta análise. Introduz os honorários dos seus procedimentos e os dados de custos uma vez, e a ferramenta calcula as margens por procedimento em toda a sua tabela de honorários — facilitando a identificação dos itens que necessitam de atenção.
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Se a análise confirmar que os seus honorários são demasiado baixos, a boa notícia é que os aumentos de honorários ponderados raramente causam o êxodo de pacientes que os proprietários de clínicas receiam. A investigação e a experiência prática da maioria dos consultores mostram consistentemente que:
Uma clínica que aumenta os honorários em 5–8 % nos procedimentos subvalorizados e retém 95 % dos pacientes conseguiu uma melhoria financeira significativa. Uma clínica que evita a conversa e mantém os honorários inalterados também tomou uma decisão — só que não é uma que apareça numa folha de cálculo.
Os seus honorários dentários são provavelmente demasiado baixos se: a sua agenda está cheia mas a rentabilidade é fraca, não aumentou os honorários há mais de 18 meses, a sua análise por procedimento mostra margens reduzidas ou negativas, ou honorários específicos estão bem abaixo das referências regionais. O custo de cobrar a menos acumula-se anualmente e é frequentemente maior do que parece à primeira vista. O diagnóstico começa por calcular as suas margens reais, procedimento a procedimento.
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